Privacybeleid

Contactgegevens van de verantwoordelijke van de organisatie:
Thomas KERJEAN, Voorzitter en Algemeen Directeur (PDG)
Mailinblack
4 place Sadi-Carnot – 13002 Marseille, Frankrijk
Tel: +33 4 88 60 07 80

Contactgegevens van de functionaris voor gegevensbescherming (FG/DPO) :
PINT Advocaten
297 AV du Mistral – 13600 La Ciotat, Frankrijk
Tel : +33 4 42 70 07 03

Datum: 03/05/2024

MAILINBLACK hecht veel waarde aan de bescherming van de privacy van haar internetgebruikers en klanten.

Dit Privacybeleid heeft tot doel klanten, internetgebruikers en sollicitanten te informeren over de manier waarop MAILINBLACK de persoonsgegevens verwerkt die zij als verwerkingsverantwoordelijke verzamelt in het kader van het gebruik van haar website en haar verschillende oplossingen.

De contactgegevens van MAILINBLACK zijn te vinden in de juridische vermeldingen.

Voor een beter begrip van dit Privacybeleid hebben wij de volgende termen gedefinieerd:

Medecontractant: verwijst naar klanten, partners, wederverkopers en leveranciers van MAILINBLACK waarmee MAILINBLACK een contract heeft afgesloten.

Internetgebruiker: verwijst naar alle personen die op deze door MAILINBLACK uitgegeven website surfen.

Prospect: verwijst naar alle potentiële en huidige klanten, partners, wederverkopers en leveranciers van MAILINBLACK.

Kandidaat: verwijst naar personen die willen solliciteren naar een vacature of stageplaats die door MAILINBLACK is gepubliceerd, of die een spontane sollicitatie indienen.

1. Beschrijving van de verwerkingen: welke verwerkingen van persoonsgegevens en waarom?

– Persoonsgegevens van medecontractanten die worden verzameld bij het afsluiten en uitvoeren van een contract

MAILINBLACK verzamelt en verwerkt de persoonsgegevens van de medecontractant (zijn wettelijke vertegenwoordiger en zijn contactpersonen) voor het afsluiten en uitvoeren van het contract als volgt :

Doel van de verwerking

Afsluiting en uitvoering van het contract

Verzamelde persoonsgegevens

Aanspreektitel, voornaam en achternaam; functie; professionele contactgegevens (adres, e-mailadres, telefoonnummer); supporttickets en informatie die nodig is voor het beheer van technische ondersteuning (contactgegevens, informatie over het apparaat), historiek van verzoeken, communicatie op het helpcentrum, opmerkingen van de commerciële medewerkers met betrekking tot het opvolgen van de zakelijke relatie

Doeleinden van de verwerking

Beheer van contracten en medecontractanten: contracten, bestellingen, leveringen, facturen, boekhouding, beheer van klantenaccounts, verzoeken, opvolging van de klant- of leveranciersrelatie, beheer van verzoeken en klachten, technische ondersteuning en communicatie op het helpcentrum.

Bewaring van gegevens met het oog op het voldoen aan de boekhoudkundige en fiscale verplichtingen

Bewaring van gegevens voor bewijsdoeleinden (voor de uitoefening of verdediging van rechten in rechte)

Wettelijke basis

Uitvoering van het contract

Facturen: wettelijke verplichtingen (boekhoudkundige en fiscale)

Andere gegevens bewaard voor bewijsdoeleinden: gerechtvaardigde belangen van MAILINBLACK voor de uitoefening of verdediging van haar rechten in rechte

Bewaar- en archiveringstermijn

Bewaring gedurende de looptijd van het contract

Archivering gedurende een periode van

5 jaar vanaf het einde van de relatie en 10 jaar voor de facturen

Bij het verzamelen van gegevens wordt aangegeven of het verstrekken van de gegevens verplicht of facultatief is. Het verplicht verstrekken van bepaalde persoonsgegevens heeft een contractueel karakter en is noodzakelijk voor MAILINBLACK om de hierboven vermelde doeleinden te verwezenlijken.

– Persoonsgegevens verzameld voor prospectiedoeleinden

MAILINBLACK verzamelt en verwerkt de persoonsgegevens van haar prospects (de wettelijke vertegenwoordiger en de contactpersonen) als volgt :

Doel van de verwerking	Prospectie
Verzamelde persoonsgegevens	Aanspreektitel, naam, voornamen, telefoonnummer, functie, e-mailadres (verzameld door MAILINBLACK of de wederverkoper) Factuuradres, functie, LinkedIn-profiel, LinkedIn-URL, adres, postcode, stad Informatieverzoeken en communicatie Beantwoording van formulieren zoals “Vraag een offerte aan” / “Ontvang een demo” Beantwoording van het formulier “Word wederverkoper”
Doeleinden van de verwerking	Verzenden van informatieve of promotionele e-mails Opstellen van een contactenbestand Beheer van informatieverzoeken, met name via formulieren, en opvolging van de relatie Het opnieuw contacteren van de prospect Uitvoering van statistische analyses met betrekking tot prospects en medecontractanten
Wettelijke basis	Gerechtvaardigde belangen van MAILINBLACK in het kader van haar commerciële en prospectieactiviteiten
Bewaartermijn	Bewaring gedurende 3 jaar vanaf het laatste contact afkomstig van de prospect, tenzij deze bezwaar maakt

Het verplichte of facultatieve karakter van het verstrekken van gegevens wordt aangegeven tijdens het verzamelen. Het verplicht verstrekken van bepaalde persoonsgegevens is noodzakelijk voor MAILINBLACK om de hierboven vermelde doeleinden te verwezenlijken.

– Persoonsgegevens van de internetgebruiker verzameld via cookies en trackers

Gegevens over de internetgebruiker kunnen worden verzameld via cookies en trackers die worden gebruikt op deze website, uitgegeven door MAILINBLACK, onder de hier beschreven voorwaarden.

– Persoonsgegevens van de kandidaat verzameld bij het indienen van een sollicitatie

MAILINBLACK verzamelt en verwerkt persoonsgegevens van kandidaten als volgt:

Doel van de verwerking	Indienen van een sollicitatie of reageren op een vacature
Verzamelde persoonsgegevens	Naam en voornaam, professionele of persoonlijke contactgegevens, adres, telefoonnummer, e-mailadres, gegevens met betrekking tot het professionele leven (CV, certificeringen); Gegevens met betrekking tot het professionele leven, bijvoorbeeld geboortedatum en -plaats of gezinsstatus (optioneel); Gewenste functie, bericht
Doeleinden van de verwerking	Zoeken naar relevante profielen (spontane sollicitatie en reactie op een vacature)	Beheer van wervingsprocedures in samenwerking met de hiërarchieën van de te werven kandidaten: ontvangst en registratie van sollicitaties gericht aan MAILINBLACK, voorselectie van kandidaten, sorteren en ordenen van CV’s en motivatiebrieven, antwoorden aan kandidaten voor een baan of stage, uitvoeren van verplichte formaliteiten en aanvullen van het administratieve dossier van geselecteerde kandidaten	Het verrijken van de CV-database van MAILINBLACK met toestemming van de kandidaat
Wettelijke basis	Gerechtvaardigde belangen van MAILINBLACK in het kader van haar wervingsactiviteiten	Uitvoering van precontractuele maatregelen op verzoek van de kandidaat (indien de kandidaat wordt aangenomen)	Toestemming van de kandidaat
Bewaar- en archiveringstermijn	De gegevens worden bewaard zolang als nodig is voor het voltooien van het wervingsproces. Geselecteerde kandidaat : De gegevens worden opgenomen in het administratieve dossier en bewaard gedurende de toepasselijke bewaartermijn daarvoor (namelijk tot 5 jaar na het einde van de arbeidsrelatie). Gegevens van niet-geselecteerde kandidaten die niet willen dat hun gegevens in de CV-database van MAILINBLACK worden bewaard : 3 maanden na de afwijzingsbeslissing van MAILINBLACK. Gegevens van niet-geselecteerde kandidaten die willen dat hun gegevens in de CV-database van MAILINBLACK worden bewaard : 2 jaar vanaf het laatste contact. Gegevens over kandidaten kunnen worden bewaard in een tussentijdse archiveringsbasis voor bewijsdoeleinden, onder andere om bescherming te bieden tegen eventuele acties wegens discriminatie, gedurende een periode van 5 jaar vanaf de afsluiting van het wervingsproces.

De hierboven vermelde gegevens hebben een verplicht karakter omdat ze noodzakelijk zijn voor MAILINBLACK om de hierboven genoemde doeleinden te verwezenlijken.

2. Ontvangers van persoonsgegevens

Verwerkingsverantwoordelijke: de verwerkingsverantwoordelijke van deze gegevens is de vennootschap MAILINBLACK, waarvan de volledige contactgegevens zijn opgenomen in de wettelijke vermeldingen op de website.

Ontvangers: in overeenstemming met de hierboven uiteengezette doeleinden kunnen de persoonsgegevens van de medecontractant, prospect of internetgebruiker worden doorgegeven aan het personeel van MAILINBLACK dat verantwoordelijk is voor commercieel beheer, en aan de technische leveranciers van MAILINBLACK die optreden als verwerkers (hostingprovider, e-mailleverancier, chatprovider, beheertools en marketingdienstverleners), en indien van toepassing aan haar adviseurs.

Wat betreft kandidaten, in overeenstemming met de hierboven uiteengezette doeleinden kunnen persoonsgegevens worden doorgegeven aan het personeel van MAILINBLACK dat verantwoordelijk is voor werving, en indien van toepassing aan de manager van de beoogde functie en aan de technische leveranciers van MAILINBLACK die optreden als verwerkers (hostingprovider, e-mailleverancier, wervingsbeheertool), en indien van toepassing aan haar adviseurs.

Bij een positieve uitkomst van het wervingsproces zal, om de werving te voltooien, de HR-afdeling bepaalde verzamelde gegevens doorgeven aan instanties die geïnformeerd moeten worden over de aanwerving (met name werkloosheidsverzekering, ziekteverzekering, pensioenfonds, aanvullende verzekering).

Gegevens kunnen door de verwerkers van MAILINBLACK buiten de Europese Unie worden overgedragen. Deze overdrachten zijn gebaseerd op een passend beschermingsniveau of voldoende garanties, met name de modelcontractbepalingen van de Europese Unie van 4 juni 2021 (documenten beschikbaar op schriftelijk verzoek bij MAILINBLACK).

3. Rechten van de medecontractant, prospect, internetgebruiker en kandidaat met betrekking tot hun persoonsgegevens

Personen van wie de gegevens door MAILINBLACK worden verzameld, hebben te allen tijde de volgende rechten met betrekking tot hun persoonsgegevens:

– Recht op inzage: het verkrijgen van bevestiging van de verwerking van hun persoonsgegevens en een aantal informatie over de verwerking, waarbij wordt begrepen dat deze informatie in elk geval in dit privacybeleid wordt verstrekt;

– Recht op rectificatie: het verkrijgen van correctie van hun persoonsgegevens wanneer deze onjuist of onvolledig zijn;

– Recht op verwijdering (“recht om vergeten te worden”): het verkrijgen van verwijdering van hun persoonsgegevens wanneer deze niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld of in geval van bezwaar tegen de verwerking ervan.

Het recht op verwijdering kan niet worden ingeroepen in de gevallen genoemd in artikel 17.3 van de AVG. Met name is dit recht niet van toepassing zolang de medecontractant, internetgebruiker of kandidaat gebruik wil maken van de oplossing en de diensten waarop hij/zij is geabonneerd, aangezien deze persoonsgegevens noodzakelijk zijn voor MAILINBLACK voor het beheer van het contract en de levering van de dienst.

– Recht op beperking van de verwerking: het verkrijgen van beperking van de verwerking van hun persoonsgegevens, met name in geval van betwisting van de juistheid van de gegevens, wanneer de bewaartermijn van de gegevens is verstreken, maar de betrokkene de persoonsgegevens nog steeds nodig heeft voor het vaststellen, uitoefenen of verdedigen van een recht in rechte;

– Recht op overdraagbaarheid: het verkrijgen van de communicatie van de aan MAILINBLACK verstrekte persoonsgegevens in een leesbaar formaat, of vragen aan MAILINBLACK om de verstrekte persoonsgegevens door te sturen naar een andere verwerkingsverantwoordelijke;

– Recht van bezwaar: bezwaar maken tegen de verwerking van hun persoonsgegevens op basis van het gerechtvaardigd belang van MAILINBLACK, tenzij MAILINBLACK dwingende redenen heeft;

– Recht om toestemming in te trekken: het intrekken van hun toestemming voor gegevensverwerkingen die op deze toestemming zijn gebaseerd, waarbij de intrekking geldt voor de toekomst;

– Recht om een klacht in te dienen: het indienen van een klacht bij de Gegevensbeschermingsautoriteit als de betrokkene van mening is dat de verwerking door MAILINBLACK een inbreuk vormt op hun persoonsgegevens;

– Recht om richtlijnen te definiëren met betrekking tot het lot van hun persoonsgegevens na hun overlijden.

Deze rechten kunnen te allen tijde worden uitgeoefend bij MAILINBLACK:

– Per e-mail op het volgende adres: dpo@mailinblack.com

– Per post op het volgende adres: 4 Place Sadi Carnot – 13002 Marseille

– Onze functionaris voor gegevensbescherming: PINT Avocats – dpo@mailinblack.com