Politique de confidentialite

Coordonnées du responsable de l’organisme :
Thomas KERJEAN, Président Directeur Général
Mailinblack
4 place Sadi-Carnot – 13002 Marseille, France
Tel : 04 88 60 07 80

Coordonnées du délégué à la protection des données (DPD/DPO) :
PINT Avocats
297 AV du Mistral – 13600 La Ciotat, France
Tel : 04 42 70 07 03

En date du 03/05/2024

MAILINBLACK est attachée à la protection de la vie privée de ses internautes et utilisateurs.

La présente Politique de confidentialité a pour objet d’informer et de présenter aux clients, internautes et candidats la manière dont MAILINBLACK traite les données personnelles collectées en qualité de responsable de traitement dans le cadre de l’utilisation de son site internet et de ses différentes solutions.

Les coordonnées de MAILINBLACK figurent dans les mentions légales.

Pour la bonne compréhension de la présente Politique de confidentialité, nous avons défini les termes suivants :

Cocontractant : désigne les clients, partenaires, revendeurs et fournisseurs de MAILINBLACK avec lesquels MAILINBLACK a signé un contrat.

Internaute : désigne l’ensemble des personnes naviguant sur le présent site internet édité par MAILINBLACK.

Prospects : désigne l’ensemble des clients, partenaires, revendeurs et fournisseurs, potentiels et actuels de MAILINBLACK.

Candidat : désigne les personnes souhaitant postuler à une offre d’emploi ou de stage publiée par MAILINBLACK ou via une candidature spontanée

1. Description des traitements : quels traitements de données personnelles et pourquoi ?

– Données personnelles concernant les Cocontractants collectées lors de la conclusion et l’exécution d’un contrat

MAILINBLACK collecte et traite les données personnelles du Cocontractant (son représentant légal et ses interlocuteurs) pour la conclusion et l’exécution du contrat comme suit :

Objet du traitement

Conclusion et exécution du contrat

Données personnelles collectées

Civilité, nom et prénom ; fonction ; coordonnées professionnelles (adresse, adresse email, numéro de téléphone) ; tickets support et informations nécessaires à la gestion du support technique (coordonnées, informations sur le terminal), historique des demandes, échanges sur le centre d’aide, commentaires des commerciaux liés au suivi de la relation commerciale

Finalités du traitement

Gestion des contrats et Cocontractants : contrats, commandes, livraisons, factures, comptabilité, gestion des comptes clients, des demandes, suivi de la relation client ou fournisseur, gestion des demandes et réclamations, support technique et échanges sur le centre d’aide.

Conservation des données aux fins de répondre aux obligations comptables et fiscales

Conservation des données à des fins probatoires (pour l’exercice ou défense des droits en justice)

Base légale

Exécution du contrat

Factures : obligations légales (comptables et fiscales)

Autres données conservées à des fins probatoires : intérêts légitimes de MAILINBLACK pour l’exercice ou défense de ses droits en justice

Durée de conservation et d’archivage

Conservation pendant la durée du contrat

Archivage pendant une durée de

5 ans à compter de la fin de la relation et de 10 ans pour les factures

Le caractère obligatoire ou facultatif de la saisine des données est précisé lors de la collecte. La communication obligatoire de certaines données personnelles a un caractère contractuel et est nécessaire à MAILINBLACK pour mettre en œuvre les finalités ci-avant précisées.

– Données personnelles collectées à des fins de prospection

MAILINBLACK collecte et traite les données personnelles de ses Prospects (le représentant légal et les interlocuteurs) comme suit :

Objet du traitement	Prospection
Données personnelles collectées	Civilité, nom, prénoms, téléphone, fonction, adresse email (collectées par MAILINBLACK ou le revendeur) Adresse de facturation, fonction, Profil Linkedin, URL Linkedin, adresse, code postal, ville. Demandes d’informations et échanges Réponse aux formulaires « Demandez un devis » / « Obtenir une démo » Réponse au formulaire « devenir Revendeurs »
Finalités du traitement	Envoi d’emails d’informations ou promotionnels Constitution d’un fichier de contacts Gestion des demandes d’information notamment adressées via les formulaires et suivi de la relation Recontacter le Prospect Réalisation d’études statistiques concernant les Prospects et Cocontractants
Base légale	Intérêts légitimes de MAILINBLACK dans le cadre de son activité commerciale et de prospection
Durée de conservation	Conservation pendant 3 ans à compter du dernier contact émanant du Prospect sauf opposition de celui-ci.

Le caractère obligatoire ou facultatif de la saisine des données est précisé lors de la collecte. La communication obligatoire de certaines données personnelles est nécessaire à MAILINBLACK pour mettre en œuvre les finalités ci-avant précisées.

– Données personnelles concernant l’Internaute collectées par l’intermédiaire des cookies et traceurs

Des données concernant l’Internaute pourront être collectées par le biais des cookies et traceurs utilisés sur le présent site internet édité par MAILINBLACK dans les conditions explicitées ici.

– Données personnelles concernant le Candidat collectées lors de l’envoi d’une candidature

MAILINBLACK collecte et traite les données personnelles concernant les Candidats comme suit :

Objet du traitement	Envoi d’une candidature ou réponse à une offre d’emploi
Données personnelles collectées	Nom et prénom, données de contact professionnelles ou personnelles, adresse, numéro de téléphone, adresse email, données relatives à la vie professionnelle (CV, habilitations) ; Données relatives à la vie professionnelle, par exemple date et lieu de naissance ou situation familiale (facultatif) ; Poste visé, message
Finalités du traitement	Recherche de profils pertinents (candidature spontanée et réponse à une offre d’emploi)	Gestion des procédures de recrutement en lien avec les hiérarchies des Candidats à recruter : réception et enregistrement des candidatures adressées à MAILINBLACK, présélection des Candidats, tri et classement des CV et des lettres de motivation, réponses aux Candidats à un emploi ou à un stage, accomplir les formalités obligatoires et alimenter le dossier administratif des candidats retenus	Enrichir la CVthèque de MAILINBLACK avec l’accord du Candidat.
Base légale	Intérêts légitimes de MAILINBLACK dans le cadre de son activité de recrutement	Intérêts légitimes de MAILINBLACK dans le cadre de son activité de recrutement Exécution des mesures précontractuelles prises à la demande du Candidat (si le Candidat est retenu)	Consentement du Candidat
Durée de conservation et d’archivage	Les données sont conservées pendant la durée nécessaire à l’aboutissement du processus de recrutement. Candidat retenu : Les données seront intégrées dans son dossier administratif et conservées pendant la durée de conservation applicable à celui-ci (soit jusqu’à 5 ans après la fin de la relation de travail) Données du Candidat non retenu ne souhaitant pas que ses données soient conservées dans la CVthèque de MAILINBLACK : 3 mois après la décision de refus de MAILINBLACK Données du Candidat non retenu souhaitant que ses données soient conservées dans la CVthèque de MAILINBLACK : 2 ans à compter du dernier contact Les données concernant les candidats pourront être conservées en base d’archivage intermédiaire à des fins probatoires afin de se prémunir notamment contre d’éventuelles actions pour discrimination, pour une durée de 5 ans à compter de la clôture du processus de recrutement.

Les données listées ci-dessus ont un caractère obligatoire car elles sont nécessaires à MAILINBLACK pour mettre en œuvre les finalités ci-avant précisées.

2. Destinataires des données personnelles

Responsable de traitement : le responsable du traitement de ces données est la société MAILINBLACK, dont les coordonnées complètes figurent dans les mentions légales du site internet.

Destinataires : dans le respect des finalités exposées ci-dessus, les données personnelles du Cocontractant, Prospect ou Internaute pourront être communiquées au personnel de MAILINBLACK en charge de la gestion commerciale et aux fournisseurs techniques de MAILINBLACK agissant en qualité de sous-traitants (hébergeur, fournisseur de messagerie, de chat, outils de gestion et prestataires marketing), et le cas échéant, à ses conseils.

Concernant les Candidats, dans le respect des finalités exposées ci-dessus, les données personnelles pourront être communiquées au personnel de MAILINBLACK en charge du recrutement et le cas échéant le manager du poste visé et aux fournisseurs techniques de MAILINBLACK agissant en qualité de sous-traitants (hébergeur, fournisseur de messagerie, outil de gestion du recrutement), et le cas échéant, à ses conseils.

En cas d’issue positive au processus de recrutement, afin de finaliser le recrutement, le service des ressources humaines sera amené à transmettre certaines des informations recueillies aux organismes informées de l’embauche (notamment assurance-chômage, assurance-maladie, retraite, mutuelle).

Les données pourront faire l’objet de transferts en dehors de l’Union européenne par les sous-traitants de MAILINBLACK. Ils sont basés sur un niveau adéquat de protection ou des garanties suffisantes, notamment les clauses contractuelles type de l’Union européenne du 4 juin 2021 (documents disponibles sur demande écrite auprès de MAILINBLACK).

3. Droits du Cocontractant, prospect, Internaute et Candidat sur ses données personnelles

Les personnes dont les données sont collectées par MAILINBLACK disposent à tout moment, des droits suivants sur leurs données personnelles :

– Droit d’accès : obtenir la confirmation du traitement de ses données personnelles ainsi qu’un certain nombre d’informations sur les traitements, étant entendu que ces informations sont en tout état de cause données dans la présente politique de protection des données personnelles ;

– Droit de rectification : obtenir la rectification de ses données personnelles lorsqu’elles sont inexactes ou incomplètes ;

– Droit à l’effacement (« droit à l’oubli ») : obtenir l’effacement de ses données personnelles lorsqu’elles ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou en cas d’opposition au traitement de leurs données personnelles.

Le droit à l’effacement n’est pas opposable dans les cas prévus à l’article 17.3 du RGPD. En particulier, ce droit n’est pas ouvert tant que le Cocontractant, l’Internaute ou le Candidat souhaite utiliser la solution et bénéficier des services souscrits, ces données personnelles étant nécessaires à MAILINBLACK pour la gestion du contrat et la fourniture du service.

– Droit à la limitation du traitement : obtenir la limitation du traitement de ses données personnelles notamment en cas de contestation de l’exactitude des données, lorsque le délai de conservation des données est arrivé à son terme mais que la personne dont les données sont traitées a encore besoin de conserver ces données personnelles pour la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit en justice ;

– Droit à la portabilité : obtenir la communication des données personnelles communiquées à MAILINBLACK dans un format lisible, ou demander à MAILINBLACK qu’elle transmette les données personnelles communiquées à un autre responsable de traitement ;

– Droit d’opposition : s’opposer à tout moment, pour des motifs tenant à sa situation personnelle, aux traitements de ses données personnelles basés sur l’intérêt légitime de MAILINBLACK, sauf motif impérieux de MAILINBLACK ;

– Droit de retirer son consentement : retirer son consentement pour les traitements de données basés sur celui-ci, le retrait du consentement étant applicable pour l’avenir ;

– Droit d’introduire une réclamation : introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés si la personne dont les données sont traitées considère que le traitement opéré par MAILINBLACK constitue une violation de ses données personnelles ;

– Droit de définir les directives relatives au sort de ses données personnelles après sa mort.

Ces droits peuvent être exercés à tout moment auprès de MAILINBLACK :

– Par email à l’adresse suivante : dpo@mailinblack.com

– Par voie postale à l’adresse suivante : 4 Place Sadi Carnot – 13002 Marseille

– Notre délégué à la protection des données : PINT Avocats – dpo@mailinblack.com